(y te los vamos a contar... ¡porque obviamente no queremos que los cometas!)
Con solo nombrar el término de planificación estratégica a mucha gente le invade un mix sentimientos. Entre amor-odio. Por un lado sabemos que planificar es clave y positivo pero también sabemos que el contexto actual está lleno de incertidumbres y dudas y parar a ponerse a pensar y reflexionar sobre el futuro es ¡casi imposible!
Desde hace años venimos acompañando con nuestra metodología a equipos directivos y organizaciones en este proceso tan delicado, tan importante, tan relevante y tan clave para cualquier negocio como es la planificación estratégica. Y es que uno de los beneficios que tiene el consolidar este proceso, es que el de obtener la capacidad de estructurar y alinear todos los esfuerzos que son necesarios para alcanzar las metas planteadas.
Y tomar decisiones. Sí, porque eso implica la planificación: tomar decisiones acerca de la dirección que debe tomar tu compañía, organización o proyecto que lideras y también, acerca de la mejor manera de afrontar nuevos objetivos con los recursos de los que dispones.
A rasgos generales, la planificación estratégica debe funcionar como un método de análisis, toma de decisiones y acción desde las diferentes perspectivas que configuran la imagen general de la organización: la perspectiva financiera, la del cliente, la de los procesos, la de conocimiento existente, el talento y el aprendizaje requerido para afrontar los retos de la organización o la de los recursos tecnológicos que vamos a necesitar, entre otros.
De esta forma, la unión de estas perspectivas facilitará la identificación y seguimiento de objetivos y resultados estratégicos y operativos, el diagnóstico de todos los actores o stakeholders que afectan directa o indirectamente en el contexto externo e interno de la organización, y aún más importante, la evaluación a partir de indicadores concretos de desempeño para cada perspectiva.
Para que puedas impulsar un proceso sólido queremos compartir contigo 6 errores comunes en la planificación estratégica (¡y que queremos que evites a toda costa!):
1. Planificar sin metodología
Con una metodología confiable y estructurada se podrán garantizar resultados a través de procesos claros y de revisiones permanentes que evalúen el progreso que se va realizando.
Recuerda siempre que planificar implica tomar decisiones hoy sobre el futuro de tu negocio.
Así que hacer este proceso sin metodología.... es como tirarse a la piscina sin agua. Si no tienes la metodología clara, consúltanos. ¡Te ayudamos!
2. Confundir estrategia con planificación estratégica
En la mayoría de los casos, debido a que ambos conceptos están en territorios tan cercanos, se suelen confundir ambos términos.
Por una parte, cuando hablamos de estrategia organizacional o estrategia empresarial se hace referencia a un proceso concreto (y necesario) en el que se vislumbran las posibles ventajas competitivas de la organización sobre la competencia en el mercado, se analiza el entorno, cómo afecta al negocio, se identifica dónde reside la verdadera propuesta de valor que tiene la organización para sus clientes, socios e inversores y se formula la estrategia o dirección que la compañía, negocio, organización o equipo va a tomar en el medio-largo plazo (en general, a lo largo de los 2-3 próximos años).
Por otra parte, al hablar de planificación estratégica hacemos referencia al proceso global que nos permite asegurar que llegamos donde queremos llegar. Implica primero tener claro dónde queremos llegar (¡es decir el párrafo anterior!) y tomar decisiones desde el minuto cero para definir qué objetivos, hitos y resultados nos acercan a ese destino, qué plan anual de trabajo y qué acciones vamos a realizar, recursos a asignar, tiempos etc..
3. No tener un proceso de revisión y seguimiento
Uno de los aspectos fundamentales en cualquier negocio (y también en cualquier equipo o incluso en ti, tanto a nivel personal como profesional) es mantener suficiente agilidad y flexibilidad como para adaptarnos.
En el caso de las organizaciones es clave tener esas cualidades para poder ajustar lo necesario en función de cómo reacciona el mercado y nuestros clientes. Para hacer esto, es necesario contar con una manera efectiva de revisar periódicamente lo planificado y cuestionar (y esto no significa nada negativo sino simplemente hacernos preguntas) acerca de los resultados que estamos obteniendo. De lo contrario, no se podrá comprender qué aspectos son los que están incidiendo en obtener resultados diferentes a los previstos (tanto si son positivos como si son negativos) y por tanto, se verá mermada la capacidad para actualizar, optimizar o eliminar lo que sea necesario. Y sobre todo, ¡hacerlo a tiempo antes de que sea demasiado tarde!.
4. Concentrar el proceso de planificación estratégica en unos pocos integrantes del equipo.
No se debería reservar el proceso de planificación estratégica para una parte pequeña del equipo de trabajo. Por el contrario, se debe asegurar que todos los integrantes de la organización, sin importar su cargo dentro de ella, tengan una participación acorde al alcance de sus responsabilidades.
Una buena manera de hacerlo es, sin lugar a duda, realizar un proceso en “cascada” y amigable (por ejemplo, para nuestros clientes diseñamos herramientas que ofrecen una bonita experiencia a los empleados en este proceso y no un ladrillo en excel).
Es importante que el proceso en sí promueva una interacción directa de cada integrante con su respectivo/a responsable: así cada persona de la organización podrá tener una comprensión clara de hacia dónde va el conjunto de la organización, qué resultados globales se esperan y podrá implicarse proactivamente en su responsabilidad por alcanzarlos.
5. Mantener actividades diarias que no se vinculan con la planificación estratégica.
Este punto está ampliamente relacionado con el punto anterior, ya que un error como éste pone en riesgo la estrategia global pudiendo implicar serias consecuencias por no llegar a aportar el valor suficiente a los stakeholders implicados.
Por ello es clave consolidar un proceso de planificación serio, alineado con la estrategia y con los equipos para entre todos se garantice el éxito global aunque eso suponga tener que eliminar ciertos hábitos o incluso abandonar proyectos que en el pasado funcionaron pero ya no tienen razón de ser.
6. No contar con indicadores para evaluar el progreso.
Una de las cualidades más importantes de una planificación estratégica implantada con éxito es que puede ser actualizada constantemente según criterios bien definidos.
Sin embargo, muchas organizaciones olvidan identificar estos indicadores o no llevar a cabo una medición constante reduciendo su capacidad para optimizar y toma de decisiones ágilmente.
¡Do It!
Los errores nos ayudan a aprender. Es por ello, que, llegados a este punto, te invitamos a que pienses en 2 ó 3 errores que crees que quizás has o habéis cometido en tu equipo durante un proceso de planificación estratégica.
Una vez identificado los principales errores cometidos, identifica 2 aprendizajes por cada uno de ellos.
Esta reflexión te ayudará la próxima vez que tengas que enfrentarte a un proceso de planificación estratégica. Te aconsejamos escribirlo. Y si te animas, ¡compártelo con tus compañeros/as!
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